Empresa de destrucción de documentos en Valencia

Ante la enorme cantidad de papel confidencial y obsoleto, se hace necesaria unadestrucción de documentos de manera segura, más si se trata de material confidencial.

El manejo de este tipo de material es complejo; hay casos en los cuales no basta tirar los documentos a la basura o cortar los papeles en pedazos.

En SMV ofrecemos soluciones a la eliminación de documentos cumpliendo con la normativa vigente, y con la mayor comodidad para los usuarios.

¿Qué es la destrucción de documentos confidenciales?

La destrucción de documentos confidenciales se refiere al proceso de eliminar documentos de manera segura e irrecuperable para evitar que caigan en manos indebidas. Esto se lleva a cabo normalmente para documentos que contienen información confidencial o sensible. Estos documentos suelen ser borrados físicamente para garantizar que no sean vistos por nadie más que por las personas autorizadas. Esto implica destruir los documentos realmente de manera segura: desmenuzarlos, incinerarlos o encargarlos a una empresa de destrucción de archivos. La destrucción de documentos confidenciales también puede involucrar destruir copias en línea, borrar discos duros y discos externos para evitar que alguien acceda a la información sensible.

¿Cuáles son los beneficios de la destrucción de documentación?

¿Sabías que la destrucción de documentación puede proporcionarte inmensos beneficios a ti y a tu negocio? La eliminación de documentos de forma segura te permite disminuir riesgos, ahorrar dinero, espacio y tiempo, y, por supuesto, cumplir con tus obligaciones legales, todo al mismo tiempo.

Cuando se lleva a cabo correctamente, garantiza la seguridad de tus activos informáticos, usuarios y datos, protegiendo tanto a tu empresa como a los clientes.

¿Cuáles son los tipos de documentos que deben destruirse?

¿Listos para conocer los tipos de documentos que necesitan ser destruidos para garantizar la seguridad de tus archivos privados? Por supuesto, hay ciertos tipos de informes, notas, memorandos, certificados y otros datos que requieren un manejo especializado para su eliminación y destrucción. Entre los principales tipos de documentos que deben destruirse para minimizar al máximo el riesgo de una amenaza de seguridad:

  • Documentos particulares
  • Documentos administrativos
  • Documentos contables
  • Documentos con datos personales
  • Documentos oficiales

¿Cuál es el procedimiento de destrucción de archivos confidenciales que debe seguirse?

El procedimiento de destrucción de archivos confidenciales debe ser extremadamente estricto para garantizar que los documentos no sean accesibles a cualquier persona no autorizada u otra entidad. Una vez que se haya decidido que un documento en particular debe ser destruido, hay cinco pasos esenciales que deben tomarse:

Primero, debe ubicar la información confidencial que debe ser destruida y asegurarse de que estos documentos estén en un sitio seguro hasta el proceso de destrucción.

En segundo lugar, los documentos impresos deben destruirse usando alguna técnica apropiada, como trituración o destrucción química.

Si los documentos están digitalizados, el usuario debe asegurarse de que todos los registros pertinentes se eliminen de los discos duros y de cualquier otro dispositivo de almacenamiento.

Finalmente, los usuarios deben asegurarse de que se mantenga un registro de los documentos destruidos, indicando el número de documentos destruidos, la fecha en que se realizó la destrucción y la técnica utilizada.

Siguiendo estas etapas, los usuarios pueden estar seguros de que los documentos confidenciales son completamente destruido y los datos que contienen no están disponibles para aquellos no autorizados.

¿Cómo se realiza la destrucción de documentación confidencial en SMV?

La manera más eficaz es a través de contenedores de seguridad. Nuestro servicio incluye la retirada de documentos en papel y en otros soportes, que recogemos en este tipo de contenedores.

En SMV garantizamos el correcto funcionamiento de los contenedores de seguridad y la retirada frecuente de los mismos para evitar la acumulación de documentación.

Una vez llegan estos archivos a nuestra empresa de destrucción de documentos en Valencia, desde la planta de eliminación de archivos confidenciales se procede a la destrucción de documentos cumpliendo la normativa vigente.

Para garantizar un servicio de calidad, se graba el proceso de destrucción de archivos en un circuito cerrado de televisión, grabación que estará a disposición de nuestros clientes para su verificación.

Asimismo, se entrega un certificado de destrucción que legitima la efectividad del proceso.

¿Por qué elegir a SMV como empresa de destrucción de documentos confidenciales?

SMV ofrece seguridad y confianza en el tratamiento de sus documentos. Son muchos los motivos que podríamos contarte, pero nos gusta resumirlos en cuatro:

  • Reciclamos el 100% de los documentos
  • Cumplimos la Normativa Europea RGPD
  • Somos una empresa destructora de archivos confidencial en Valencia
  • Ofrecemos el servicio de destrucción de documentos a domicilio

Hemos desarrollado soluciones tecnológicas y de gestión eficientes para garantizar la destrucción segura y confiable de tus documentos confidenciales, cumpliendo con la normativa y regulaciones legales vigentes. Nuestro equipo ofrece asesoramiento y seguridad en los procesos de destrucción, siendo eficientes en tiempo, precio y reduciendo riesgos.

Para contar con tranquilidad y seguridad totales, confía en SMV.

Preguntas Frecuentes

En cuanto a la pregunta sobre si es obligatorio destruir la documentación residual generada en una oficina, la respuesta es sí. En términos generales, los documentos generados en una oficina – incluyendo registros, archivos, informes, etc. – contienen información delicada que se debe mantener en privado. Por lo tanto, es necesario destruir todos los documentos vulnerables cuando ya no sean necesarios para operar una oficina de forma segura. En algunos casos, estos documentos pueden requerir un tratamiento ambientalmente responsable para prevenir la contaminación y la descomposición. Por tanto, destruir la documentación residual generada en una oficina es obligatorio para proteger la información importante y para garantizar el óptimo funcionamiento de una oficina.

En España, la ley establece que todos los documentos de una empresa deben ser conservados durante diez años como mínimo. Esto significa que todos los documentos, informes, nóminas, contratos, etc., deben ser almacenados y archivados por al menos una década. No obstante, hay documentos que requieren un periodo mayor como el certificado de activos o pasivos, los balances anuales o el libro de contabilidad, que deben ser retenidos por periodos aún mayores. Además es importante también mantener registros históricos en cuanto a multas, sanciones administrativas, respuestas a peticiones, solicitudes de reembolsos, entre otros documentos. Por tanto, la respuesta a la pregunta es que los documentos de una empresa en España deben guardarse durante un mínimo de diez años.

Para los documentos cuyo contenido deba ser mantenido en privado, muchas empresas cuentan con servicios externos para la destrucción de documentación. Estas empresas ofrecen soluciones para la destrucción segura y confidencial de documentos para clientes comerciales, gobiernos, y organizaciones sin fines de lucro. Estas empresas tratan de garantizar que ningún documento confidencial sea puesto en circulación y evitan que se caiga en manos equivocadas. La destrucción de documentos se hace de varias maneras, desde la trituración hasta el fuego para volverlos ininteligibles. Algunas empresas también ofrecen destrucción de documentos electrónicos para asegurar una destrucción segura de los datos almacenados en computadoras, tablets, y otros dispositivos electrónicos. Por lo tanto, para destruir documentos confidenciales, busque una empresa especializada en destrucción de documentos.

La tecnología ofrece cada vez más opciones, ya que en la actualidad se digitalizan documentos que se mantienen en soportes digitales.

El elemento más común son los discos duros de los ordenadores, que también deben ser borrados de manera segura. Este es un proceso delicado, dado que muchos archivos se pueden recuperar fácilmente si se tienen los conocimientos informáticos adecuados.

No basta con eliminar un archivo del ordenador, vaciar la papelera de reciclaje o formatear el disco, incluso después de todo esto, se puede acceder a una información.

En SMV garantizamos una eliminación completa de los documentos elegidos por los clientes tanto en papel como en otros soportes.


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